Як CRM може полегшити "життя" для відділу продажів?

У сучасному висококонкурентному середовищі, аби залишатися активним на ринку, команда відділу продажів має докладати неабияких зусиль і часом працювати понаднормово. Водночас вони мають належним чином виконувати рутинні завдання: ведення бази лідів в Excel, надсилання комерційних пропозицій, переписки з потенційними клієнтами, формування щотижневих звітів тощо.

За таких умов, коли навантаження лише зростає, і немає можливості зменшити обсяг ручної праці, то й не дивно, що вигорання серед фахівців із продажів стає цілком закономірним.

Утім, виходом із цього замкненого кола буде впровадження автоматизації продажів. Один із найефективніших інструментів — CRM-система. У цьому блозі ми, разом із нашим партнером — CRMiUM, розповімо вам, як CRM для відділу продажу може стати інструментом налагодження процесів без постійного залучення співробітників.

Яку рутину прибирає автоматизація?

CRM-система дозволяє скоротити великий обсяг рутинної роботи менеджерів із продажів. Завдяки автоматизації, щоденні завдання виконуються швидше. Розглянемо ключові процеси, які CRM значно спрощує:

Ведення вручну бази лідів:

Замість ручного заповнення таблиць, CRM автоматично збирає та фіксує контактні дані, джерело заявки, статус взаємодії, дату першого контакту, історію листування і т.ін. Також можна створити функціонал для сегментації лідів за регіонами, інтересами або іншими фільтрами.

Замість «Сtrl+F» зручні фільтри та пошук:

Потреба шукати дані про клієнта в хаосі Excel-таблиць зникне зі зручними фільтрами в системі. CRM дозволяє попередньо створити категорії під потреби сейлзів, і відповідно швидше знаходити параметром.

Імпорт лідів із зовнішніх джерел:

Аби не було потреби вручну переносити заявки з пошти, сайтів, форм або месенджерів у таблиці, CRM інтегрується з ними й автоматично збиратиме всі вхідні ліди в єдину базу, без ризику щось пропустити.

Робота з комерційними пропозиціями:

CRM дозволяє швидко формувати пропозиції з актуальними цінами, знижками та умовами. Менеджеру не потрібно оновлювати шаблони вручну, оскільки система автоматично підставляє потрібні дані. Надсилання пропозиції клієнту займає кілька кліків, а її історія зберігається в картці ліда.

Контроль кроків і нагадування:

Менеджери через великий обсяг завдань часом забувають про повторний дзвінок або надсилання необхідних матеріалів. CRM бере це під контроль: система автоматично ставить задачі, надсилає нагадування та фіксує дедлайни. Усі активності відображаються в одному календарі, щоб завдання були виконані вчасно.

Формування звітів:

Замість ручного підрахунку обсягів продажів, конверсій або KPI у таблицях, CRM генерує зрозумілі звіти автоматично. Система враховує всі активності менеджера, розраховує ефективність і надає візуалізовану аналітику. Це дозволяє керівникам приймати обґрунтовані рішення.

Роль CRM в автоматизації продажів

На даний момент одним з основних процесів в ефективній роботі менеджера з продажів це коректно налагоджена воронка продажів. Будь-яким успішно вибудованим взаєминам із клієнтами передують багато етапів обробки потенційного покупця, які важливо відстежувати та фіксувати.

Важливо зазначити, що у випадку, коли відділ продажів працює з різними категріями товарів чи сегментами лідів (B2B та B2C), то й залежно від кожного цього типу будуть вибудовуватися окремі воронки продажів зі своєю логікою та етапами.

Відстеження воронки продажів у табличному форматі — це, на жаль, хоч і випрацьований багатьма, але зовсім не найкращий спосіб вести клієнта до продукту. Проте коли CRM і воронка продажів працюють у зв’язці — вони стають ефективним механізмом обробки користувачів до постійних клієнтів.

У системі створюється повний шлях клієнта від вхідної заявки до покупки та оплати, що дозволяє автоматизувати процес продажів і створити так звану «автоворонку». Серед переваг автоворонки:

• автоматичне призначення відповідального менеджера;

• чітка візуалізація статусу кожного клієнта на всіх етапах;

• мінімізація помилок «людського фактору» в процесі початкової обробки ліда;

• налаштування нагадувань, що збільшує швидкість реагування відділу продажів;

• автоматична відправка follow-up листів або повідомлень після зміни статусу клієнта;

• запуск пов’язаних завдань для інших відділів при переході ліда на певний етап.

CRM та комунікації: спілкування без хаосу

CRM-система дозволяє не лише контролювати воронки продажів, але й повноцінно вести багатоканальну комунікацію з клієнтами. 

Менеджер може вести діалог із ними через SMS, email, месенджери, телефонні або відеодзвінки (наприклад, Zoom або Meet) з одного зручного інтерфейсу. Така централізація каналів комунікації значно підвищує якість клієнтського сервісу, адже всі повідомлення та дзвінки надходять цьому менеджеру в єдиний акаунт у систему. Він також не витрачає час на пошуки того найважливішого повідомлення від ліда в безлічі месенджерів чи листів, оскільки все вже зберігається в одному просторі.

Один із ключових функціоналів CRM — це обробка нових звернень. Система автоматично підтягує ліди з, наприклад, форм на сайті, створюючи картки клієнтів і ставлячи задачі для відповідальних менеджерів. Далі все за автоматизованим сценарієм: автолист, шаблон відповіді, уточнення деталей, надсилання презентацій, обговорення умов співпраці (терміни, бюджет, логістика). Також є можливість налаштувати швидкі follow-up листи, які з певною періодичністю автоматично надсилатимуться потенційному клієнту для підтримки його інтересу.

CRM бере на себе й рутинні комунікаційні задачі, зокрема:

• відправку рахунків;

• нагадування про дедлайни;

• підтвердження зустрічей;

• контроль термінів виконання домовленостей;

• повторні контакти з клієнтами.

Саме автоматичні нагадування в CRM гарантують, що жоден запит клієнта не буде проігноровано. Уся історія спілкування фіксується в системі, що дає змогу керівництву контролювати навантаження і результативність кожного менеджера, а також виявляти слабкі місця в процесах.

Крім усього іншого, CRM-система надає підтримку для маркетингового відділу. Вона дозволяє автоматизувати етапи залучення лідів, запускати тригерні розсилки, створювати персоналізовані сценарії комунікації, а також аналізувати результативність кампаній. Така комплексна автоматизація веде до загального покращення ефективності відділу продажу. У результаті компанія отримує не лише покращення внутрішніх процесів, а й підвищення рівня задоволеності клієнтів.

Аналітика для керівника й команди

Усі керівники відділу продажів погодяться, що в їхній роботі важливо не лише бачити підсумкові продажі, а й розуміти, чому вони такими стали. Тому цифрові показники воронки, джерел лідів і результативність кожного менеджера є вирішальними для прийняття управлінських рішень. А як із цим може допомогти система CRM? Вона надає потужний інструмент аналітики та звітності для відстеження ефективність цих показників.

Коли керівник бачить, які канали не дають очікуваного результату, він може вчасно зупинити витрати на неефективну рекламу та перерозподілити бюджет на ті джерела, які справді приносять результат. Відсутність цієї аналітики — це ризик «зливати» кошти місяцями.

Водночас система звітності в CRM дозволяє створювати відкриту та чесну конкуренцію в команді. Зведені дані показують:

• хто з менеджерів перевиконує план;

• хто працює зі складнішими лідами;

• хто, на жаль, випадає з процесу.

Це мотивує команду вдосконалювати власні показники та підвищує загальну продуктивність.

Серед переваг впровадження цього рішення також варто виділити:

• можливість створити умовну систему нарахування бонусів або комісій прямо в CRM;

• автоматичний підрахунок винагород на основі кількості закритих угод, суми продажів чи виконання KPI.

CRM для менеджера з продажу стнеє цифровою панеллю керування, яка показуватиме все: від конверсії по кожному джерелу до прогнозованих доходів наступного місяця. І головним є те, що вона завжди під рукою.

CRM та збільшення конверсії

Одним із найважливіших показників у роботі відділу продажів, звичайно ж, конверсія. Для оцінки роботи менеджера потрібно, щоб цей показник конверсії був стабільним, а ще краще — зростав. Та часом через людський фактор, як от невчасно відправлена відповідь, забуті деталі про клієнта чи недотиснута робота із запереченнями, конверсія знижується. Тому, аби реалізувати автоматизацію тригерів, пришвидшити реакцію на дії клієнтів та навіть потенційно підвищити продажі, варто впроваджувати CRM-систему.

Це рішення насамперед покращує реакцію команди продажів та робить її вчасною, що не може не привносити конкурентної переваги. Згідно з даними Salesforce, впровадження CRM призводить до середнього збільшення продажів на 29 %, а системи CRM можуть підвищувати конверсії лідів навіть у 300 % випадків.

Інтеграція таких систем значно покращує видимість усіх етапів роботи з клієнтами й дозволяє швидко виявляти слабкі місця в процесі продажу, тобто, де варто зменшувати витрати або, навпаки, інвестувати більше ресурсів.

Щоб конверсія дійсно зростала, варто використовувати у CRM-решенні комплекс функцій, що напряму впливають на якість роботи з лідами.

По-перше, інтеграція з IP-телефонією дозволяє отримувати щоденні звіти про дзвінки та їхню якість.

По-друге, аналіз причин, чому перспективні угоди закриваються як неуспішні.

По-третє, використання даних із CRM для оцінки ефективності менеджерів.

І, нарешті, автоматичні нагадування про необхідність своєчасного заповнення карток клієнтів.

CRM = контроль + автоматизація + ріст конверсії

Сучасний ринок вимагає швидких реакцій і безперервного вдосконалення. Саме тому впровадження CRM стає стратегічною інвестицією. Це інструмент, що об’єднує менеджмент, зростання показників продажів та автоматизацію в єдиній екосистемі.

Коли ви бачите, як CRM допомагає продажам, стає очевидним: менеджери витрачають менше часу на повторювані завдання і більше на роботу з клієнтами, підвищуючи власні показники.

CRM без рутини — це про стабільний ріст конверсії, ефективне використання бюджету та більш прогнозований розвиток бізнесу.